Možná jsi jako virtuální asistentka už někdy zažila tuto situaci. A pokud ne, je pravděpodobné, že i ty tuto situaci někdy zažiješ.
Pátek, 17:45. Tvůj telefon pípne.
„Dobrý den, potřebovala bych ještě jednu věc do pondělí. Díky!“
Začne ti bušit srdce. Máš plány na víkend. Máš rozdělanou práci pro jiného klienta. Máš prostě právo na volno. Ale co když řekneš ne? Co když tím ztratíš klienta? Co když si pomyslí, že nejsi dost flexibilní?
Tak napíšeš zprávu: „Jo, jasně, nějak to zvládnu…“
A pak sedíš v neděli večer u počítače, místo abys byla s rodinou. Zase.
Znám to. A znám i virtuální asistentky, které si tímto prošly nebo procházejí.
Dobrá zpráva? Existuje z toho cesta ven. A začíná pěti větami, které změnily můj byznys, byznys dalších virtuální asistentek – a můžou změnit i ten tvůj.
Proč je tak těžké říct "ne" klientovi?
Nejdřív k sobě buďme upřímné. Problém není v tom, že bys nevěděla, co říct. Problém je v tom POCITU, když to máš říct.
Ta vlna viny. Ten strach. Ta myšlenka v tvé hlavě: „Co když mě pak nebude chtít?“
A víš co? Tohle není tvoje slabost. Vzniklo to proto, že jsme si na to navykly. Vyrůstaly jsme v kultuře, kde „hodná holka“ je ta, co pomůže. Vždycky. Bez ohledu na cenu, bez ohledu na čas.
Přidej k tomu realitu většiny freelancerek – nestabilní příjem, strach ze ztráty klienta, pocit, že musíš být vděčná za každou zakázku. A máš perfektní recept na vyhoření.
Pravda o nastavování hranic s klienty
Dnes pro tebe mám pravdu, kterou potřebuješ slyšet: Klient, který tě respektuje jen když říkáš ano na všechno, není tvůj ideální klient. Je to někdo, kdo využívá toho, že nemáš správně nastavené hranice.
Zdravá spolupráce s klientem je založená na vzájemném respektu – a to zahrnuje respekt k tvému času, energii a odbornosti.
5 vět pro asertivní komunikaci s klienty
VĚTA #1: Jak nastavit termíny s klientem, které budou pro obě strany reálné
„Úkol nemohu splnit v tomto termínu. Mohu ho dodat [konkrétní datum].“
Tohle není odmítnutí. Je to profesionální komunikace s klientem.
Kdy tuto větu použít:
- Klient nemá reálná očekávání
- Máš plný kalendář
- Víš, že bys to zvládla, ale za cenu kvality
Proč asertivní komunikace funguje: Neignoruješ klienta a nenecháváš ho bez odpovědi. Neříkáš jen „ne“ – nabízíš řešení. A většina klientů? Ocení to víc než tvoje vyhoření.
Mám jednu známou, virtuální asistentku, která dělala pro lifestyle blogerku. Každý týden od klientky měla nějaké „urgence“. Každý víkend seděla u počítače. Až jednou řekla: „Urgentní projekty můžu dělat, ale potřebuji o nich vědět alespoň 48 hodin předem.“
Víš, co se stalo? Klientka začala plánovat. Urgence zmizely. A Lucie získala zpět své volné víkendy.
VĚTA #2: Jak mluvit o penězích jako virtuální asistentka
„Můj balíček zahrnuje [výčet služeb]. Tohle by bylo nad rámec za [cena].“
Peníze. To citlivé téma pro většinu virtuálních asistentek.
Kdy stanovit cenu nad rámec balíčku:
- Klient chce „jen jednu malou věc navíc“
- Projekt se rozrůstá bez úpravy ceny
- Cítíš, že děláš víc, než bylo domluveno
Proč je transparentní cenotvorba důležitá: Každá „malá věc zdarma“ míří k další a další “malé věci zdarma”. A výsledek? Za měsíc děláš dvojnásobek práce za stejné peníze.
Zlaté pravidlo pro virtuální asistentky: Měj vždy písemnou dohodu. Nejlépe samozřejmě smlouvu, ale i písemná dohoda v e-mailu stačí. Ale musí tam být jasně uvedeno: co děláš, co neděláš, co je součástí balíčku a za co musí klient platit navíc.
VĚTA #4: Jak odmítnout projekt mimo tvoji specializaci
„To není moje specializace. Znám skvělého [specialistu], který se tím zabývá. Mám Vás spojit?“
Tohle je věta, která změní tvůj postoj z „umím všechno“ na „jsem expert.“
Kdy odmítnout zakázku:
- Klient žádá něco mimo tvé dovednosti.
- Víš, že by to zabralo hodiny učení.
- Existuje někdo, kdo to udělá líp.
Proč je specializace virtuální asistentky dobrý byznys: Když řekneš klientovi „tohle není moje specializace,“ vysíláš zprávu: „Záleží mi na kvalitě víc, než na penězích.“ To si klienti pamatují.
Plus bonus: každé doporučení je investice do vztahu s kolegyní nebo kolegou.. Příště třeba pošle klienta za tebou.
VĚTA #5: Jak nastavit work-life balance jako virtuální asistentka
„Vezmu si pauzu na [oběd/dovolenou/víkend] a budu k dispozici od [čas/datum].“
Nejrevolučnější věta ze všech pro prevenci vyhoření virtuální asistentky.
Kdy nastavit pracovní hranice:
- Když si chceš nastavit pracovní dobu dle svých možností.
- Při plánování dovolené.
- Pokud chceš mít např. volné víkendy.
Pravda o flexibilní práci: Flexibilita znamená, že si můžeš vybrat, kdy pracuješ. Ne že pracuješ pořád.
Studie ukazují, že produktivita při práci klesá po 50 hodinách týdně. Po 55 hodinách jsi v podstatě neefektivní. Takže jaký přínos bude pro klienta mít, když si vezmeš pauzu? Dodáš klientovi lepší a kvalitnější práci.
Praktický návod: Jak začít používat asertivní komunikaci
Znát věty, které můžeš při komunikaci s klienty použít je jedna věc. Použít je v reálné komunikaci s klientem je něco úplně jiného.
Krok 1: Identifikuj své spouštěče viny
Příští týden si zaznamenávej každou situaci, kdy jsi cítila vinu při tvé práci nebo komunikaci s klientem. Co se stalo? Co jsi řekla? Co jsi CHTĚLA říct?
Krok 2: Začni s nejsnazší větou
Nemusíš zvládnout všech pět vět najednou. Začni např. s větou #3 o podkladech – je nejlogičtější a nejméně „děsivá.“
Krok 3: Procvič asertivní komunikaci nahlas
Zní to trapně, ale funguje to. Řekni si větu před zrcadlem. Nahraj se na telefon. Všimni si, jestli tvůj hlas zní sebevědomě, nebo jestli se spíše omlouváš.
Krok 4: Měj záchrannou brzdu pro náročné situace
Když tě klient něčím zaskočí a nevíš v tu chvíli, co máš odpovědětí, zareaguj např. takto: „Potřebuji si to promyslet. Ozvu se Vám do [konkrétní termín nebo čas].“
Krok 5: Oslav každé vítězství v nastavování hranic
Použila jsi některou z těchto pěti vět? Zapiš si to. „15. října – řekla jsem ne víkendovému projektu. Klient to vzal v pohodě. JÁ JSEM TO ZVLÁDLA.“
Řešení konkrétních situací s klienty
Co dělat, když klient porovnává s minulostí
Situace: „Ale minule jste to zvládla rychleji…“
Tvoje odpověď: „Minule jsem měla jinou kapacitu a rozsah práce na projektu byl menší. Aktuální termín do kdy jsem schopná úkol splnit je [datum]. Chcete, abych práci udělala rychle, nebo kvalitně?“
Vidíš tu krásu? Nejsi defenzivní. Konstatuješ fakta a vrátíš míč na jeho stranu.
Jak reagovat na nejasnosti v ceně
Situace: „Myslela jsem, že to je v ceně…“
Tvoje odpověď: „Tomu rozumím. V mém balíčku je zahrnuto [výčet služeb]. Tohle je nad rámec balíčku, proto tuto práci fakturuji zvlášť. Chcete, abych Vám poslala přehled balíčku?“
Uznáváš jeho emoce, ale nepřebíráš vinu.
Co dělat, když klient mlčí po tvém odmítnutí
Nedělej nic 24 hodin. Vážně. Mlčení není odmítnutí. Možná to jen zpracovává.
Pravda o zdravé spolupráci: Zdravý obchodní vztah přežije stanovení hranic. Pokud někdo přestane komunikovat, protože jsi řekla „ne“ na nereálný požadavek, není to tvůj ideální klient.
První krok k lepší komunikaci s klienty
Můžeš si přečíst stovky článků o práci virtuální asistentky, ale pokud dnes neuděláš konkrétní krok, za měsíc budeš na stejném místě.
Udělej JEDNO z následujícího hned dnes:
Analyzuj minulou situaci – kdy jsi potřebovala jednu z těchto pěti vět? Co jsi řekla? Co řekneš příště?
Pošli jednu větu klientovi ještě dnes – vyber tu nejsnazší. Možná jen: „Abych Vám dodala kvalitní práci, potřebuji XY informace.“
Zaregistruj se na náš webinář o nastavování hranic – pokud potřebuješ podporu a chceš to procvičit v bezpečném prostředí.
Závěr: Profesionalita vs. vyhoření
Ta situace z úvodu – pátek 17:45, zpráva „potřebuju to do pondělí“ – ti určitě někdy přijde znovu.
Máš dvě možnosti, co odpovědět:
Možnost A: „Jo, jasně, zkusím to…“ Tím si zničíš víkend. Budeš spěchat. Uděláš chyby. Budeš naštvaná na klienta (který tě vlastně jen normálně požádal). Ale hlavně budeš naštvaná na sebe.
Možnost B: „Práci do pondělí nestihnu udělat. Mohu Vám práci dodat ve středu. Je to v pořádku?“ Užiješ si víkend. V pondělí začneš s čistou hlavou. Dodáš kvalitní práci. Klient je spokojený. A ty jsi spokojená, protože sis nastavila hranice.
Která možnost zní jako od profesionální virtuální asistentky, kterou chceš být?
Živý webinář ZDARMA: Cítíš své hranice a vnímáš své emoce?
Co tě čeká na webináři o nastavování hranic:
- Jak poznat, že jsi překročila své hranice – a proč si to často ani neuvědomujeme.
- Proč potlačování emocí vede k únavě, frustraci a někdy i k nemocem.
- Jak v praxi vypadá laskavé, ale pevné nastavení hranic.
- Jak můžeš začít vnímat své tělo a emoce jako kompas, který tě dovede zpět k sobě.
- A hlavně — jak se podporovat sama, místo čekání na uznání nebo pochopení zvenčí.
Čeká tě kombinace sebereflexe, praktických příkladů z praxe a jemného vedení, které ti pomůže vnímat, kde se právě teď nacházíš – a co potřebuješ.
P.S. Stále si myslíš, že nastavování hranic znamená, že ztratíš klienty? Pravda je přesně opak. Ztratíš špatné klienty (kteří by stejně nikdy nebyli spokojení) a přitáhneš ty správné (kteří respekt a profesionalitu oceňují třeba i vyššími cenami).
Kvalita nad kvantitou. Vždycky.
Máte zájem o spolupráci?
Zanechte nám na sebe kontakt a domluvíme se individuálně.
Kateřina Wetter Volánková
info@goodladies.cz